RAPAT EVALUASI ACE LIBERTA 2026
Minggu, 20 September, 2026 telah dilaksanakan Rapat Evaluasi ACE LIBERTA 2026. Rapat ini bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan, membahas berbagai kendala yang ditemukan pada masing-masing sie atau divisi, serta menentukan tindak lanjut sebagai bahan perbaikan untuk pelaksanaan kegiatan berikutnya, khususnya Pra-TD dan TD.
Berdasarkan hasil evaluasi yang disampaikan oleh masing-masing sie atau divisi, pemandu, dan BPH, terdapat beberapa hal yang menjadi perhatian bersama. Dalam aspek teknis dan pelaksanaan, penetapan rundown diharapkan dapat dilakukan lebih awal dan perubahan secara berulang perlu dihindari, kecuali dalam kondisi darurat. Sebelum kegiatan dimulai, seluruh peralatan teknis, terutama mikrofon, perlu diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan dapat digunakan dengan baik. Guidebook dan materi kegiatan juga perlu dipersiapkan serta dibagikan lebih awal kepada para pemandu. Operator diharapkan memastikan kelancaran perpindahan slide materi dan penggunaan Zoom. Selain itu, layout ruangan, penataan tempat duduk, alur keluar-masuk, serta area sesi foto perlu dipastikan dan ditetapkan sejak awal.
Dari sisi koordinasi dan komunikasi, masih diperlukan peningkatan komunikasi antara sie acara, humas, pemandu, operator, BPH, ketua pelaksana, dan koordinator divisi. Setiap keputusan maupun informasi yang telah ditetapkan perlu disampaikan secara terbuka dan menyeluruh kepada seluruh panitia, sehingga tidak hanya diketahui oleh sebagian anggota. Komunikasi dengan dosen, pembina, tenaga kependidikan (tendik), dan pihak terkait juga perlu dilakukan secara aktif, terutama mengenai jadwal dan administrasi. Untuk menghindari kesalahpahaman mengenai lokasi, jadwal, maupun kebutuhan teknis, panitia perlu melakukan konfirmasi ulang sebelum kegiatan dilaksanakan.
Dalam hal kedisiplinan dan tanggung jawab, seluruh panitia diharapkan memahami serta menjalankan tugas sesuai jobdesk masing-masing. Panitia yang sedang tidak memiliki tugas utama tetap diharapkan standby di lokasi untuk membantu divisi lain apabila diperlukan. Panitia juga tidak diperbolehkan meninggalkan area kegiatan tanpa izin resmi. Kedisiplinan waktu menjadi salah satu hal yang perlu ditingkatkan, terutama pada saat gladi bersih maupun pelaksanaan acara inti.
Pemandu juga menjadi salah satu bagian yang mendapat perhatian dalam evaluasi. Pemandu diharapkan dapat mempersiapkan diri dengan lebih matang, memahami informasi kegiatan secara menyeluruh, serta mendalami isi guidebook sebelum mendampingi peserta. Pemandu juga diwajibkan menghafal lagu “Buruh Tani” yang menjadi salah satu acuan bagi peserta. Untuk mendukung kesiapan pemandu, materi dari narasumber atau pemateri diharapkan dapat dikirimkan bersamaan dengan penyampaian Terms of Reference (TOR).
Pada aspek perlengkapan, keamanan, dan konsumsi, divisi perlengkapan diharapkan tetap berada di area tugas serta lebih aktif dalam berkoordinasi, baik ketika membutuhkan bantuan maupun ketika memberikan bantuan kepada divisi lain. Mengingat keterbatasan jumlah personel keamanan, divisi lain diharapkan dapat turut membantu pengamanan ketika tidak sedang menjalankan tugas utama. Dalam hal konsumsi, setiap panitia yang mengambil jatah makanan atau minuman wajib melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada sie konsumsi. Sementara itu, untuk penggunaan kendaraan operasional atau mobil panitia, biaya bensin ditanggung melalui iuran dari para pengguna dan tidak dibebankan kepada anggaran kegiatan maupun seluruh panitia.
Dari sisi administrasi dan merchandise, pemesanan merchandise perlu dilakukan jauh hari dengan mempertimbangkan waktu pengerjaan dari vendor. Jenis dan jumlah merchandise juga perlu disepakati lebih awal serta dikoordinasikan dengan bendahara. Sementara itu, sekretaris diinstruksikan untuk melakukan koordinasi administrasi secara berkala dengan dosen, pembina, tendik, dan pihak-pihak terkait agar kebutuhan administrasi dapat dipersiapkan dengan baik.
Seluruh hasil evaluasi tersebut akan menjadi bahan perbaikan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan Pra-TD dan TD. Setiap divisi diharapkan melakukan pengecekan kesiapan tugas dan perlengkapan sebelum kegiatan dimulai. Koordinasi serta penyampaian informasi kepada seluruh panitia juga harus dilakukan secara transparan dan tepat waktu. Seluruh panitia diharapkan dapat meningkatkan kedisiplinan, tanggung jawab, komunikasi, serta kepedulian terhadap kebutuhan divisi lain. Berbagai kesalahan dan kendala yang telah ditemukan dalam evaluasi diupayakan tidak terulang pada kegiatan berikutnya.
Demikian Berita Acara Rapat Evaluasi ACE LIBERTA 2026 ini dibuat sebagai dokumentasi resmi hasil rapat sekaligus menjadi acuan dalam mempersiapkan kegiatan selanjutnya. Berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Penulis: Meylani Puji Lestari
